Software Requirements Specification

Aplikasi untuk sistem informasi akademik mahasiswa

Oleh

Ronaldo Sinaga (20312070)

SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION 

1. Pendahuluan 

Dokumen ini berisi tentang penjelasan pemakaian dan penulisan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) atau Software Requirement Specification (SRS). Dokumen ini selanjutnya akan menggunakan istilah SRS. Software Requirement Specification (SRS) menjelaskan berbagai macam kebutuhan pembuatan produk, yaitu kebutuhan spesifik yang terdiri dari kebutuhan fungsionalitas, termasuk di dalamnya input, proses, dan output dari produk dan kebutuhan non-fungsionalitas. Kebutuhan antar muka juga digambarkan dengan jelas di dalam dokumen ini, terdiri dari kebutuhan antar pengguna, antar hardware yang menjelaskan kebutuhan yang harus ada untuk menjalankan atau mengoperasikan aplikasi sistem, kebutuhan antar software yang menjelaskan bagaimana cara pengguna berinteraksi dengan sistem, dan kebutuhan antar komunikasi. Dokumen ini dibuat untuk membantu membuat spesifikasi perangkat lunak yang akan dikembangkan dengan rancangan berorientasi proses. Pada prinsipnya, hasil analisis sistem perangkat lunak dengan rancangan ini diuraikan sebagai sekumpulan proses yang terorganisasi secara hirarkis, memberikan solusi, dan memberikan batasan masalah agar proyek tidak menyimpang terlalu jauh dari tujuan awal, serta manfaat dari sistem informasi yang akan dibuat. Software Requirement Spesification ini menjadi acuan agar proyek dapat berjalan dengan lancar selama pengerjaannya, serta sebagai bahan evaluasi mulai awal hingga akhir pengerjaannya.

1.1 Tujuan 

    Tujuan pembuatan perangkat lunak tentang Sistem Informasi Akademik ini adalah agar dapat dioptimalkan oleh penggunanya. Spesifikasi tujuannya adalah sebagai berikut: 

a. Memberikan suatu informasi kepada mahasiswa agar mahasiswa dapat menggunakan informasi yang tersedia. 

b. Memberikan kemudahan akses dan efisiensi waktu dalam hal kontrak mata kuliah. 

c. Memberikan feedback kepada mahasiswa dan dosen, baik laporan rekapitulasi maupun KHS per semester. 

d. Dapat melakukan layanan akademik seperti KRS, KHS, maupun transkrip secara online. 

e. Mengelola data mahasiswa, dosen, mata kuliah, dan layanan informasi yang berhubungan dengan akademik.

1.2 Ruang Lingkup 

    Semua hal yang tercantum dalam dokumen ini merupakan bagian dari ruang lingkup kebutuhan pembangunan perangkat lunak berupa aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan Sistem Informasi Akademik berbasis web yang memiliki beberapa fasilitas, yaitu: 

a. Sistem mampu menampilkan data mahasiswa secara keseluruhan, baik tingkat universitas, fakultas, jurusan dan program studi, tahun angkatan, dll 

b. Sistem melayani pengisian KRS secara online 

c. Sistem mampu melayani pencetakan dan pengecekan KHS secara online 

d. Sistem mampu melayani akses secara bersamaan dan dalam waktu bersamaan e. Sistem mampu menampilkan jadwal mata kuliah baik secara keseluruhan ataupun yang ditawarkan 

f. Sistem mampu melayani pengecekan dan pencetakan transkrip sementara 

g. Sistem mampu mencatat dan menampilkan laporan akademik secara periodik 

h. Sistem mampu menampilkan mahasiswa beserta dosen pembimbingnya (PA ataupun TA) 

i. Sistem mampu menampilkan daftar dosen dan mata kuliah yang diampunya.

1.3 Definisi, Singkatan, dan Istilah 

a. SRS: Software Requirements Specifications (Spesifikasi Persyaratan Perangkat Lunak) 

b. Software Requirement Specification (SRS) adalah dokumen yang menggambarkan secara detail spesifikasi kebutuhan software dalam pembangunan perangkat lunak 

c. Software: Perangkat Lunak 

d. Hardware: Perangkat Keras

2. Deskripsi Umum 

Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu organisasi. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, organisasi akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi, informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya. Universitas sebagai suatu organisasi tentunya membutuhkan sistem informasi dalam mengelola mahasiswa, sarana dan prasarana, dosen dan karyawan, keuangan, serta kegiatan lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan universitas. Universitas Teknokrat Indonesia sebagai salah satu penyelenggara pendidikan memiliki sistem informasi untuk akademik. Proses akademik yang dapat ditangani oleh UTI saat ini hanya sebatas pengelolaan nilai yang dilakukan oleh fakultas tetapi mahasiswa belum bisa mendapatkan feedback secara langsung. Mahasiswa menunggu hingga awal semester baru dan datang sendiri ke fakultas untuk melihat atau meminta transkrip nilai. Diharapkan sistem ini dapat mendayagunakan sistem yang sudah ada saat ini, sehingga end user dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan sewaktu waktu.

2.1 Perspektif Produk 

Dokumen ini mendeskripsikan factor-faktor yang mempengaruhi perangkat lunak secara umum dan kebutuhannya. Perangkat lunak yang akan dibangun diharapkan dapat memberikan efisiensi dan efektivitas dalam proses layanan akademik. Kemudian produk ini akan dijalankan oleh admin pemilik sistem dan user yang memiliki koneksi ke internet. Pengguna sistem terbagi dalam 5 kategori yaitu Root/Super Administrator, Administrator, Sub. Bagian Akademik, Dosen dan Mahasiswa. Produk ini dapat berjalan pada platform atau sistem operasi apa saja yang mendukung aplikasi berbasis web. Implementasi perangkat lunak juga diharapkan dapat mengurangi permasalahan dalam layanan akademik seperti KRS, KHS, dll.

2.2 Fungsi Produk 

Adapun fungsi dari sistem ini antara lain: 

a. Fungsi bagi masyarakat akademis Sebagai sebuah sarana untuk melakukan kegiatan belajar dan mengajar (proses akademik) pada dunia maya yang menghemat waktu. Sesuai dengan layanan-layanan yang ditawarkan, para civitas akademika pada lingkungan UTI akan merasakan hal yang sama layaknya kegiatan yang biasa dilakukan secara konvensional/manual. 

b. Fungsi bagi instansi terkait Sebagai sarana mempermudah instansi untuk memberikan informasi-informasi terkait akademik kepada anggota-anggota akademiknya. Secara umum fungsi pada proses Sistem Informasi Akademik UTI ini dimulai dari login username dan password, dalam hal ini tiaptiap user (bergantung dari masing-masing karakteristik user) telah mempunyai hak akses khusus untuk mengakses tiap-tiap form.

2.3 Karakteristik User 

Dalam rancang bangun Sistem Informasi Akademik memiliki karakteristik masingmasing user sebagai berikut: 

a. Root/Super Administrator 

1. Melakukan input, update, edit, dan hapus database mahasiswa yang terintegrasi bersama data kepegawaian dan aset (sarana prasarana) 
2. Mengatur hak akses (privilege) setiap user 
3. Mengendalikan/mengontrol aktifitas yang terjadi dalam sistem 
4. Menjamin keamanan dan kelancaran data pada sistem 

b. Administrator Program Studi 

1. Memasukkan daftar mata kuliah 
2. Membuat dan menawarkan jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, jadwal sidang serta menyusun paket kelas mata kuliah untuk mahasiswa (bila dibutuhkan) 
3. Melakukan penentuan Dosen Pembimbing Akademik untuk tiap mahasiswa

c. Staff Bagian Akademik 

1. Membuat kalender akademik untuk program studi 6 
2. Menyusun dan mengubah kurikulum untuk program studi 
3. Melakukan verifikasi dari pengajuan mata kuliah spesial seperti skripsi, tesis, disertasi, dan sebagainya yang dilakukan oleh mahasiswa 
4. Mengubah status mahasiswa ke status tertentu yang diperbolehkan seperti cuti, sesuai ketentuan yang berlaku

d. Dosen 

User ini dapat digolongkan menjadi 3 bagian, yaitu: 

• Dosen Pembimbing Akademik 

1. Melihat kalender akademik 
2. Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan 
3. Melihat nilai mahasiswa yang dibimbing 

• Dosen Pengampu Mata Kuliah 

1. Melihat kalender akademik 
2. Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan 
3. Melihat daftar peserta kelas mata kuliah yang diampu 
4. Mengisi satuan acara pengajaran (SAP) untuk kelas mata kuliah yang diampu
5. Mengisi komponen penilaian dan nilai akhir untuk kelas mata kuliah yang diajarkan 

• Dosen Pembimbing Skripsi/Tesis/Disertasi/Kerja Praktek 

1. Melihat kalender akademik 
2. Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan 
3. Mengisi catatan bimbingan untuk mahasiswa yang sedang mengambil mata kuliah spesial seperti skripsi/tesis/disertasi/kerja praktek bimbingannya

e. Mahasiswa 

1. Melihat kalender akademik 
2. Melihat ringkasan data akademik (KHS) 
3. Melihat riwayat akademik yang telah dijalani mahasiswa (transkrip nilai) 
4. Melihat jadwal kelas mata kuliah, jadwal ujian, serta jadwal sidang di program studi yang bersangkutan 
5. Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) pada masa registrasi akademik 
6. Melihat rencana perkuliahan dari kelas mata kuliah yang sedang diambil

2.4 Batasan-batasan 

Batasan proyek Sistem Informasi Akademik ini adalah sebagai berikut: 

a. Sistem informasi ini akan dibangun dengan menggunakan Bahasa Pemogramaman PHP. 

b. Sistem informasi yang akan dibangun dilengkapi dengan pemberian hak akses masing-masing user, antara lain Root/Super Administrator, Administrator, Staff Bagian Akademik, Dosen dan Mahasiswa. 

c. Sistem informasi yang dibangun adalah pengembangan dari Sistem Informasi Akademik tentang Kontrak Mata Kuliah/Isian KRS. 

d. User yang menggunakan sistem ini harus login dengan username dan password yang telah ditentukan sebelumnya. 

e. Input atau masukan dari sistem ini, untuk mahasiswa menggunakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sebagai username dan password yang sebelumnya telah ditentukan, sedangkan untuk dosen menggunakan NIDN sebagai username dan NIP sebagai password. 

f. Output dari sistem ini adalah informasi mengenai akademik, pada user mahasiswa antara lain kartu rencana studi (KRS), kartu hasil studi (KHS), transkrip sementara, rekapitulasi hasil studi mahasiswa selama mengikuti perkuliahan, jadwal kuliah mahasiswa, jadwal ujian mahasiswa, dan laporan presensi mahasiswa. 

3. Kebutuhan-kebutuhan Antarmuka Eksternal 

3.1 Antarmuka User 

Aplikasi Sistem Informasi Akademik UGM ini menggunakan antarmuka berbasis web. Pengguna mengoperasikannya menggunakan keyboard dan mouse dengan sistem operasi apa saja.

3.2 Antarmuka Perangkat Keras 

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk membantu kelengkapan pembangunan sistem yang sedang dirancang meliputi: 

a. UPS, merupakan generator mini yang digunakan untuk membantu server agar selalu dapat dalam kondisi menyala. Dan juga diharapkan dengan penggunaan alat bantu UPS tidak terjadi kerusakan dalam media penyimpanan dalam computer server. 

b. Keyboard, merupakan salah satu alat untuk proses menginputkan informasi yang dibutuhkan oleh system. Baik berupa karakter, angka maupun symbol-symbol yang dibutuhkan oleh system. 

c. Mouse, membantu system untuk dapat mengenali inputan dari pengguna dengan melakukan click, drag, dll. 

d. Monitor, membantu pengguna untuk mengetahui dan menampilkan apa yang menjadi output dari system. Serta menjadi perantara komunikasi antara system dengan pengguna. e. Komputer PC, dengan spesifikasi processor 2.1 GHz, Memory (RAM) 2 GB, Hardisik 360 GB, VGA 1 GB.

3.3 Antarmuka Perangkat Lunak 

Spesifikasi minimal perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pengoperasian sistem, antara lain: 

a. Sistem operasi Microsoft Windows 7 

b. Sistem ini dibangun menggunakan Bahasa pemograman PHP dan DBMS MySQL untuk sistem databasenya. Serta menggunakan Microsoft Visio Project untuk manajemen desain dan proyek 

c. Web-browser seperti Opera, Mozilla, Google Chrome, ataupun yang lain

3.4 Antarmuka Komunikasi 

Desain antarmuka untuk komunikasi dalam sistem yang dibangun menggunakan jaringan kabel LAN (Local Area network) sebagai penghubung antara komputer server dengan komputer client yang dihubungkan dengan media perantara kabel dengan konektor RC 45 sehingga dapat dikenali antara satu komputer dengan yang lain.

4.3 Catatan Akses (Log) 

Aplikasi Sistem Informasi Akademik dilengkapi dengan catatan akses (Log) untuk setiap pengguna login. Dengan kemampuan ini diharapkan seluruh aktivitas pengguna login dapat terpantau, sehingga memudahkan untuk pemeriksaan di masa yang akan datang

4.4 Fungsi Informasi 

Fungsi informasi dalam Sistem Informasi Akademik yang dimaksud adalah informasiinformasi yang tersedia dalam sistem yang berkaitan dengan proses akademik yang berlangsung baik dalam kontek program studi, jurusan maupun universitas. Fungsi informasi ini diimplementasikan dalam bentuk menu-menu yang dikelompokkan berdasarkan kategorinya. 

Adapun menu-menu yang tersedia, diantaranya adalah: 

1. Menu Home menampilkan halaman selamat datang, yang berisi berita ataupun pengumuman bagi pengguna. 
2. Menu Sistem menampilakan daftar nilai akhir dan nilai komponen mahasiswa dalam suatu kelas mata kuliah. 
3. Menu Kalendar menampilkan daftar kegiatan dalam 1 periode tahun ajaran dan dapat menambah daftar kegiatan. 
4. Menu Pembimbing menampilkan daftar Pembimbing akademik beserta daftar mahasiswa bimbingan. 
5. Menu Matakuliah menampilkan daftar mata kuliah dengan terlebih dahulu memilih kurikulum tertentu. 
6. Menu Kurikulum menampilkan daftar kurikulum di suatu program studi yang juga dapat diubah serta dapat meng-assign mahasiswa untuk mengadaptasi kurikulum tertentu. 
7. Menu Perkuliahan dapat melakukan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan perkuliahan, seperti absensi, penilaian dan lain-lain. 
8. Menu Mahasiswa dapat melakukan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan mahasiswa, seperti melihat daftar mahasiswa, update status mahasiswa dan perubahan nilai mahasiswa. 
9. Menu Jadwal menampilkan, menambah ataupun mengubah jadwal perkuliahan dan jadwal ujian 
10. 1Menu Laporan menampilkan beberapa Laporan yang dapat dicetak. Laporan-laporan secara garis besar dikelompokkan menjadi 3, yaitu: 

• Laporan Awal semester 
• Laporan Akhir semester 
• Laporan Isidental 

    11. Menu Support menampilkan dokumen manual, FAQ, PDF reader untuk membuka dokumentasi.